Öğrencilik hayatımızda, üniversiteye geçene kadar çoğumuz akademik mail ile ciddi olarak tanışmamıştık. Üniversiteye geçince fark ettik ki, her türlü konu ve problemler akademik mail yoluyla paylaşılıyor. Hal böyle olunca, akademisyenlere attığımız maillerin de ciddi ve kurallara uygun bir şekilde yazılması gerektiğinin farkına varmamız gerekiyor. Akademik mail nasıl hazırlanır? Akademik mail hazırlamanın kuralları nelerdir? Akademik mail hazırlarken nelere dikkat etmeliyiz? O halde cevaplayalım!


Akademik Mail Nedir?

Akademik mail, sadece eğitim hayatımızda değil aynı zamanda iş hayatımızda da oldukça önemlidir. Profesyonel kariyerimizin en önemli basamağı diyebiliriz. Bu kadar önemli bir basamağı basitleştirerek değersizleştirmek, yapılacak en tehlikeli davranışlardan birisidir. Eğer akademik mail yazacaksanız, etkileşimleri profesyonel olarak ele almalısınız. 

Derse girmediğiniz bir zaman diliminde anlayamadığınız bir konuyu mail yoluyla öğretmene elbette sorabilirsiniz fakat bu konuyu önce arkadaşlarınıza sormanızda fayda var. Çünkü öğretmeniniz bu soruyu daha önce yanıtlamış olabilir, bu durumda mailinize geri dönüş alamayabilirsiniz. 


Akademik Mail E-Postası Nasıl Olmalıdır?

Öncelikle, mail adresiniz en önemli konudur. Hatta birinci basamak diyebiliriz. Liseden kalan çılgın mail adreslerinizi artık tarihe gömmeniz gerekiyor. O mail ile yaptığınız her şey yaşandı ve bitti. Şimdi o mail adresinizi bırakmalısınız ve kendinize adınız ve soyadınızdan oluşan ciddi bir mail hesabı kurmalısınız. Bu yazıyı okurken yan sekmede bir mail hesabı oluşturmayı denerseniz de bir yükünüzü hafifletmiş olursunuz.


Nasıl Hazırlanır?

Konu başlığı akademik mail hazırlamanın en önemli ikinci basamağıdır. Çoğu zaman öğrenciler konu başlığını boş bırakıyor ya da şu gibi ciddiyetsiz başlıkları seçiyor: ‘’Çok acil!’’,‘’Lütfen hemen dönüş yapın!’’, ’’Derse gelemedim’’ vb. Hatta açıklamada anlatılacak problemin konu kısmında anlatıldığı bile görülüyor. Bu konuya özellikle özen göstermelisiniz. 


Bölümler Nasıl Olmalıdır?

  1. Konu Bölümü: Konu kısmında, açıklamaya yazdığınız sorunun bir nevi başlığını yazmalısınız. Örneğin, devamsızlık yaptığınız bir derste hocaya bu durumu bildirmeniz gerekiyorsa, konu kısmına: ‘’7 Haziran 2020 tarihli derse devamsızlığım hk.’’ yazmalısınız. Eğer staj başvurusu yapacağınız bir yerse, ‘’E-Bursum staj başurusu hk.’’ yazmalısınız ki, maili alan kişi neyden bahsedecek olduğunuzu en baştan görebilsin.
  2. Giriş Bölümü: Maile başlarken hitapsız bir girişte bulunmak geri dönüş almanızda kötü bir etken olabilir. Aslında selam verme işlemi, sadece mail konusunda değil, arkadaşlarınızla yapacağınız konuşmalarda bile son derece önemlidir. ‘’Merhaba, iyi günler, selam, günaydın, iyi akşamlar vb.’’ kelimeleri kullanmaktan çekinmeyin. O yüzden, mail atarken de ilk giriş cümlesinde mutlaka kullanmanız gerekenler şunlardır: Merhaba Hocam, Sayın Prof. İsim Soyisim, Sayın Prof. Soyisim vb.
  3. Kendimizi Tanıtma Bölümü: Giriş bölümünü yaptınız. Hemen direkt olarak konuya girmek yerine, kendinizi tanıtmalısınız. Hoca beni tanıyordur diye düşünmek en tuhaf düşüncedir. Öğretmenin birden fazla sınıfı ve öğrencisi olduğu için isim konusunda unutkan olabilir. Kendimizi tanıtmak demişken, ‘’Ben Ceren’’ derseniz, kendinizi tanıtmış olmazsınız. Öğretmenin Ceren isminde birçok öğrencisi olabilir ve hangi Ceren olduğunuzu anlamayabilir. Bu yüzden, şu şekilde kendinizi tanıtmalısınız: ‘’Ben TDE302 dersinden 170205 numaralı Ceren Kütük’’ Bu şekilde kendinizi tanıttığınızda, hoca numaranızı sistemden aratarak kim olduğunuzu hatırlayabilir.  Burada dikkat edilmesi gereken nokta ise, eğer öğretmenle yakın bir iletişimdeyseniz attığınız her mailde bu şekilde bir tanıtma yapmamalısınız. İsim ve soyisim söylemeniz artık öğretmen için yeterli olacaktır.
  4. Konuya Giriş Bölümü: Kendimizi de tanıttıysak geldik asıl konuya. Eğer bir probleminiz varsa onu uzun uzun yazmak yerine kısa, net bir şekilde yazmalısınız. Örneğin, o gün o derse katılamadıysanız ve katılamamanız bir sorun teşkil ediyorsa bunu açıklayan bir mail yazmalısınız: ‘’7 Haziran 2020 tarihli derse raporlu olduğumdan dolayı katılım sağlayamayacağım. Bugün yapılması planlanan sunum ödevimi rahatsızlandığımdan dolayı gerçekleştiremeyeceğim için önceden sizi bilgilendirmek istedim. Anlayışınıza sığınarak iyi günler diliyorum.’’
  5. Kapanış Bölümü: Kendimizi tanıttık, sorunumuzu da anlattık o zaman gönder tuşuna basma zamanı! Hayır hayır. Bu şekilde yapmıyoruz. Nasıl selam vererek giriş yaptıysak, iyi dileklerde bulunarak maili bitirmeliyiz. Peki neler olabilir? Örneğin, ‘’Saygılarımla, iyi günler, hoşça kalın, sağlıcakla’’ gibi kelimeleri kullanabilirsiniz.

Mail Dili Nasıl Olmalıdır?

Kendiniz olun. Normalde olmadığınız kadar kibar olmanız gülünç olabilir. Gereğinden fazla kibarlık yaparak hatta bunu emojilerle yumuşatmaya çalışarak bir mesaj hazırlamanız karşınızdaki kişi tarafından olumsuz karşılanabilir. Emoji kullanmadan, ciddi ve net bir üslup kullanmalısınız ve çekinmeden, kaba olmadan ‘’siz’’ hitabıyla mailinizi yazmalısınız.

Yazım kurallarına dikkat etmelisiniz. Sesli ve sessiz harfleri yerinde kullanmayı, noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakmayı artık alışkanlık haline getirmelisiniz. Eğer bir kelimenin yazılışı hakkında bilgi sahibi değilseniz hemen TDK Sözlük kullanarak o kelimenin nasıl yazıldığını saniyeler içinde öğrenebilirsiniz. ‘’Bağlaç olan de/da ayrı yazılsa ne, yazılmasa ne!’’ diye düşünmeyi bırakmalısınız. Dilimiz en büyük varlığımız. Bu varlığı, iletişimin temellerini kendi ellerinizle çürütmemelisiniz. 


Kurallara uyduğunuz takdirde cevap alma olasılığınız çok yüksektir. Kurallara uymadan, direkt olarak sorulan sorular çoğu zaman cevaplanmaz. Cevaplansa bile karşı tarafta kötü bir izlenim bırakarak cevap almış olursunuz. Kullandığınız dil her zaman çok önemlidir. Dilimize sahip çıkalım ve bunu mail hazırlarken de gözden kaçırmayalım. Attığınız tüm maillere olumlu dönüşler almanız dileğiyle. Sağlıklı günler!

burs ara görseli
Burs mu arıyorsun? O zaman tıkla!